Politique de confidentialité

Le responsable du traitement est l’organisation qui vous a ouvert votre compte NexPlan, en général votre employeur.

NexPlan exploite l’application pour le compte de votre organisation, en qualité de sous-traitant : NexPlan ne traite vos données que sur les instructions de votre organisation. Si vous adressez une demande à NexPlan, par exemple pour supprimer votre compte, NexPlan la transmet à votre organisation, qui décide de la suite.

• votre identité : nom, prénom et adresse e-mail ;
• vos données de travail : planning, horaires, présences et timbrages, taux d’activité et fonction, absences avec leur type (par exemple vacances, maladie ou accident), demandes de congé et d’échange de gardes, signalements d’erreur et préférences de planning ;
• l’identifiant technique de votre appareil ou de votre navigateur, pour vous envoyer des notifications ;
• l’historique des actions faites dans l’application et les journaux de connexion, utilisés pour la sécurité, la résolution des pannes et la traçabilité des modifications.

Sur votre appareil, l’application garde une copie de vos prochains services, sans motif d’absence, pour l’affichage hors ligne, les rappels et le widget. Cette copie est effacée à la déconnexion.

Ces données servent uniquement à vous identifier à la connexion, à organiser et gérer les plannings de votre organisation, à vous envoyer des notifications et des rappels (changements de planning, échanges, demandes) et à assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service.

Le service s’appuie sur les prestataires suivants : Supabase (base de données et connexion, hébergement en Irlande), Vercel (hébergement de l’application), Google Cloud (calcul automatique des plannings, en Belgique), Apple et le service de notifications de votre navigateur (acheminement des notifications). Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de Suisse et de l’Union européenne, avec les garanties contractuelles et techniques qu’ils prévoient.

Certaines fonctions d’aide utilisent le service Gemini de Google. Google ne reçoit ni nom, ni coordonnées, ni note libre, ni code ou motif d’absence : les collaborateurs y sont désignés par un code attribué à chaque demande et une absence y apparaît seulement comme « absent ». Les horaires, taux d’activité et plafonds d’heures transmis peuvent toutefois laisser deviner, dans certains cas, la date ou la catégorie d’une absence (par exemple une formation).

Ni votre organisation ni NexPlan ne vendent les données personnelles. L’application ne contient aucune publicité et n’effectue aucun suivi publicitaire. Dans l’application, vos collègues voient le planning de l’équipe avec les noms, ainsi que votre présence en ligne et la page que vous consultez. Dans ce planning, vos absences apparaissent comme « Vacances » ou « Absent », sans autre motif. Vos demandes de congé et vos signalements ne sont visibles que par vous, la planification et la direction ; une demande d’échange de garde l’est aussi par le collègue concerné. Les prestataires techniques n’accèdent aux données que pour faire fonctionner le service.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la gestion des plannings, au respect des obligations légales de votre organisation et à la défense de ses intérêts légitimes. Les durées propres à certaines fonctions sont les suivantes :

• la version validée de chaque planning mensuel, qui sert à repérer les changements et à alimenter l’abonnement calendrier, est conservée 5 ans après la fin du mois, même si le mois repasse en brouillon, puis effacée lors du nettoyage quotidien ;
• le détail des changements apportés à votre planning est conservé 90 jours, puis effacé lors du nettoyage quotidien ;
• un signalement est conservé jusqu’à son traitement, puis 12 mois, puis effacé lors du nettoyage quotidien ;
• le texte libre d’une demande d’échange ou de cession de garde est effacé dès sa clôture (acceptation, refus, annulation ou expiration) ; la demande close est effacée 12 mois après la décision, lors du nettoyage quotidien ;
• le journal des échanges de gardes (qui a échangé quelle garde, quand, et la catégorie du motif) est conservé au moins 5 ans après chaque enregistrement ; il n’est jamais effacé automatiquement ;
• vos notifications sont conservées jusqu’à ce que vous les supprimiez.

Le service est protégé par des contrôles d’accès, une séparation des données de chaque organisation et l’enregistrement des actions sensibles.

Si vous activez l’abonnement calendrier, vous recevez un lien personnel. Votre application de calendrier (par exemple Calendrier d’Apple ou Google Agenda) s’en sert pour afficher vos services des mois validés : le mois en cours et les trois suivants. Les absences y figurent sans leur motif. L’abonnement reste actif jusqu’à ce que vous le désactiviez.

Ce lien fonctionne sans mot de passe : ne le partagez pas. S’il a été partagé, renouvelez-le : l’ancien lien cesse aussitôt de fonctionner. Le service ne conserve pas le lien lui-même, seulement une empreinte qui permet de le reconnaître sans pouvoir le reconstituer ; le lien complet peut toutefois rester dans les journaux techniques de l’hébergeur et dans l’historique de votre application de calendrier.

Si vous désactivez le lien, votre calendrier ne reçoit plus de mises à jour, mais garde les services qu’il a déjà copiés : supprimez aussi l’abonnement dans votre application de calendrier. Les données d’un abonnement désactivé sont effacées lors du nettoyage quotidien.

Conformément à la loi fédérale sur la protection des données (nLPD), vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification ou leur suppression, sous réserve des obligations légales de conservation. Vous pouvez également demander des informations sur leur traitement.